hokzenSALUD / GESTIÓN DE CITAS
El teléfono no para. La agenda tiene huecos.
Cómo una clínica redujo las ausencias del 16% al 5,8% conectando atención, agenda y confirmaciones.
Caso publicado en Hokzen. Identidad del cliente reservada.
16% → 5,8%
ausencias: casi dos tercios de los huecos recuperados
~15 h/sem
devueltas a recepción
0
contactos perdidos en el caso publicado; atención 24/7
01 / El punto de partida
El punto de partida
Casi una de cada seis citas quedaba vacía: alrededor del 16% de ausencias. Cada hueco suponía tiempo clínico pagado y no facturado.
Recepción atendía llamadas, WhatsApp y mostrador, mientras perseguía confirmaciones y cambios de cita.
Los mensajes fuera de horario se acumulaban hasta el día siguiente. Quien no conseguía contactar podía acudir a otra clínica.
El problema no era la actitud del equipo: una misma persona no puede atender todos los canales y confirmar todas las citas a la vez.
02 / Lo que construimos
Lo que construimos
Agente de voz y WhatsApp que atiende 24/7, reserva, reprograma y responde preguntas habituales.
Recordatorios automáticos antes de cada cita, conectados a la gestión de respuestas y confirmaciones.
Reglas de agenda que cruzan la disponibilidad de varios profesionales para evitar solapamientos.
Escalado a recepción con todo el contexto cuando hace falta criterio humano.
Sin cambiar el número existente: desvío de llamadas reversible en minutos.
03 / El aprendizaje
El aprendizaje
El cuello de botella no era simplemente «falta personal en recepción». Era el trabajo repetitivo compitiendo con la atención al paciente. Este patrón aparece en cualquier negocio que vive de su agenda: clínicas, centros de estética, talleres o academias.
Resultados de los casos publicados. Ejemplos reales.
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